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目前顯示的是 一月 19, 2017的文章

全校無形資產的系統軟體業務工作

全校無形資產的系統軟體業務工作 在年初業務的分配上,交接到我的身上,這算是資訊中心,極少數極少數完全沒有碰過的業務之一。 主任簡單的說明之前承辦人的作業方式,有點擔心全校軟體的資料不全,造成應有之無形資產無法有效管理。 多方打聽並詢問相關單位後,確認資料無誤,所有金額的軟體都有完整的列帳。 由於「系統軟體」之管理最重要的事情是像有形資產一樣,每一筆軟體列帳、每一年向全校軟體保管人和使用人做一次盤點。 過去一直都是使用自製系統,每年印出報表,在盤點後,請軟體使用人簽名繳回紙本單據。
簡單瞭解流程,我決定要發揮資訊處理的專長,全部自動化成無紙盤點。 畢竟,紙本流動的速度遠遠低於電子訊號的流動。 而且採用紙本作業方式,單位主官管要蓋章、公文收發同事要跑文、公文也可能被丟在桌上很久沒有盤點 以上的動作,消耗太多的生命時間之外, 還有無法「一表全瞭」,就是一個表格,全校盤點情況全部瞭然。 相當重視自己時間的我,想必同事也很重視自己的時間, 大家的壽命都差不多七八十年,沒有必要花太多時間在紙本作業的軟體盤點業務上。 當然,若壽命延長三五倍,可以活到三四百歲的話,也應該要好好珍惜時間才對。 基於以上的真道理。 絕對不可能再使用紙本作業。
有了這樣想法,開始在心裏設計一套可以系統化的軟體盤點系統。 大約花了漫長的三十二分鐘,就想出用google試算表設計,主要優點如下: 一、授權管控:只有核準的軟體保管人、使用人有辦法使用系統表格。 二、全修訂紀錄:任何經授權的同仁,在系統表格上做的所有動作,全部都會自動紀錄,不論是十年二十年內的所有動作。 三、一表全瞭:全校軟體清單在同一表格上,軟體採購同仁可以一次看清全校的所有軟體,減少重覆採購相同軟體。 四、資料表保護:己授權的使用者,無法存取未經授權的儲存格,有效保護他人的資料不被任何修改。 五、隱常不需要的欄位:軟體使用者看到的是他們所需要看到的資料,簡單化整個作業。 六、資料庫格式:由於google試算表的格式等同於資料庫格式,方便各種系統存取。
昨天星期三下午花了一個小時半設計、測試,把盤點年度的欄位, 從今年的2017年拉到3017年,也就是一千年內,這套系統都可以使用。 相信未來的同事,會感恩我們設計的這套盤點系統。 請同事測試盤點功能後,系統九成沒有問題, 接下來就是請各單位軟體保管人使用人測試盤點功能, 若沒有問題的話,即可以正式上線,再不斷的修改流程和系統功能,持續符合不斷變化的…